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So funktioniert effizientes Rechnungsmanagement für Unternehmen

Effizientes Rechnungsmanagement sorgt dafür, dass dein Unternehmen pünktlich sein Geld bekommt und der Cashflow stabil bleibt. In diesem Tutorial erfährst du in fünf Schritten, wie du digitale Rechnungsstellung und Mahnwesen optimal einsetzt, um Zeit zu sparen und Zahlungsausfälle zu vermeiden.
Schritt 1: Digitale Rechnungsstellung nutzen
Stell auf ein digitales Rechnungssystem um. Anstatt Rechnungen mühsam in Word oder Excel zu schreiben, verwende spezialisierte Software oder Online-Tools. Diese bieten Vorlagen, rechnen automatisch Summen und Steuern aus und speichern Kundendaten – so erstellst du Rechnungen mit wenigen Klicks. Eine digitale Rechnung lässt sich zudem direkt per E-Mail versenden, was den Prozess beschleunigt.
Schritt 2: Klare Zahlungsbedingungen festlegen
Achte darauf, dass jede Rechnung alle wichtigen Zahlungsinformationen enthält. Zahlungsziel, akzeptierte Zahlungsmethoden und ggf. Skontoregelungen sollten deutlich vermerkt sein. Zum Beispiel: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“. Klare Bedingungen sorgen dafür, dass Kunden wissen, bis wann und wie sie zahlen sollen. Das reduziert Rückfragen und verhindert Missverständnisse.
Schritt 3: Rechnungen zeitnah versenden und nachverfolgen
Zeit ist Geld – deshalb solltest du Rechnungen unmittelbar nach Leistungserbringung versenden. Nutze die digitalen Tools, um automatische Sende-Erinnerungen einzurichten, falls du mal vergisst, eine Rechnung rauszuschicken. Führe eine Offene-Posten-Liste, in der du stets siehst, welche Rechnungen noch unbezahlt sind und wann deren Zahlungsfrist endet. Dieses Monitoring ist entscheidend, um rechtzeitig reagieren zu können.
Schritt 4: Automatisiertes Mahnwesen einrichten
Trotz guter Vorbereitung kann es passieren, dass Zahlungen ausbleiben. Hier kommt das Mahnwesen ins Spiel. In modernen Rechnungsprogrammen kannst du automatische Zahlungserinnerungen einstellen. Zum Beispiel geht 3 Tage nach Fälligkeit eine freundliche Erinnerung per E-Mail an den Kunden raus. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, folgt nach einer definierten Zeit eine formellere Mahnung. Wichtig ist, konsequent, aber kundenorientiert zu bleiben: Oft hilft ein persönlicher Anruf, bevor man härtere Schritte einleitet.
Schritt 5: Analyse und Optimierung
Bewerte regelmäßig dein Rechnungsmanagement. Wie lange brauchen Kunden im Schnitt bis zur Zahlung? Gibt es häufige Spätzahler? Solche Auswertungen helfen dir, Schwachstellen zu erkennen. Vielleicht kannst du Zahlungsbedingungen anpassen oder gewissen Kunden Vorkasse anbieten. Auch lohnt es sich, Erfolge festzuhalten – etwa wenn die durchschnittliche Zahlungsdauer von 30 auf 14 Tage sinkt. So siehst du, dass sich dein effizientes Vorgehen auszahlt.
Fazit: Mit diesen fünf Schritten gelingt dir ein effizientes Rechnungsmanagement. Durch Digitalisierung, klare Prozesse und konsequente Nachverfolgung stellst du sicher, dass dein Unternehmen sein verdientes Geld schneller erhält. Ein gut organisiertes Rechnungswesen erhöht die Liquidität, spart Zeit und Nerven – und du kannst dich mehr auf dein Kerngeschäft konzentrieren, anstatt offenen Zahlungen hinterherzujagen.

So funktioniert effizientes Rechnungsmanagement für Unternehmen

Effizientes Rechnungsmanagement sorgt dafür, dass dein Unternehmen pünktlich sein Geld bekommt und der Cashflow stabil bleibt. In diesem Tutorial erfährst du in fünf Schritten, wie du digitale Rechnungsstellung und Mahnwesen optimal einsetzt, um Zeit zu sparen und Zahlungsausfälle zu vermeiden.
Schritt 1: Digitale Rechnungsstellung nutzen
Stell auf ein digitales Rechnungssystem um. Anstatt Rechnungen mühsam in Word oder Excel zu schreiben, verwende spezialisierte Software oder Online-Tools. Diese bieten Vorlagen, rechnen automatisch Summen und Steuern aus und speichern Kundendaten – so erstellst du Rechnungen mit wenigen Klicks. Eine digitale Rechnung lässt sich zudem direkt per E-Mail versenden, was den Prozess beschleunigt.
Schritt 2: Klare Zahlungsbedingungen festlegen
Achte darauf, dass jede Rechnung alle wichtigen Zahlungsinformationen enthält. Zahlungsziel, akzeptierte Zahlungsmethoden und ggf. Skontoregelungen sollten deutlich vermerkt sein. Zum Beispiel: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“. Klare Bedingungen sorgen dafür, dass Kunden wissen, bis wann und wie sie zahlen sollen. Das reduziert Rückfragen und verhindert Missverständnisse.
Schritt 3: Rechnungen zeitnah versenden und nachverfolgen
Zeit ist Geld – deshalb solltest du Rechnungen unmittelbar nach Leistungserbringung versenden. Nutze die digitalen Tools, um automatische Sende-Erinnerungen einzurichten, falls du mal vergisst, eine Rechnung rauszuschicken. Führe eine Offene-Posten-Liste, in der du stets siehst, welche Rechnungen noch unbezahlt sind und wann deren Zahlungsfrist endet. Dieses Monitoring ist entscheidend, um rechtzeitig reagieren zu können.
Schritt 4: Automatisiertes Mahnwesen einrichten
Trotz guter Vorbereitung kann es passieren, dass Zahlungen ausbleiben. Hier kommt das Mahnwesen ins Spiel. In modernen Rechnungsprogrammen kannst du automatische Zahlungserinnerungen einstellen. Zum Beispiel geht 3 Tage nach Fälligkeit eine freundliche Erinnerung per E-Mail an den Kunden raus. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, folgt nach einer definierten Zeit eine formellere Mahnung. Wichtig ist, konsequent, aber kundenorientiert zu bleiben: Oft hilft ein persönlicher Anruf, bevor man härtere Schritte einleitet.
Schritt 5: Analyse und Optimierung
Bewerte regelmäßig dein Rechnungsmanagement. Wie lange brauchen Kunden im Schnitt bis zur Zahlung? Gibt es häufige Spätzahler? Solche Auswertungen helfen dir, Schwachstellen zu erkennen. Vielleicht kannst du Zahlungsbedingungen anpassen oder gewissen Kunden Vorkasse anbieten. Auch lohnt es sich, Erfolge festzuhalten – etwa wenn die durchschnittliche Zahlungsdauer von 30 auf 14 Tage sinkt. So siehst du, dass sich dein effizientes Vorgehen auszahlt.
Fazit: Mit diesen fünf Schritten gelingt dir ein effizientes Rechnungsmanagement. Durch Digitalisierung, klare Prozesse und konsequente Nachverfolgung stellst du sicher, dass dein Unternehmen sein verdientes Geld schneller erhält. Ein gut organisiertes Rechnungswesen erhöht die Liquidität, spart Zeit und Nerven – und du kannst dich mehr auf dein Kerngeschäft konzentrieren, anstatt offenen Zahlungen hinterherzujagen.
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