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Wie sich KMUs mit smarter Finanzverwaltung auf die Zukunft vorbereiten
Im Gespräch mit Thomas Klein, Finanzexperte und CFO-Berater bei F For Finance.
F For Finance: Herr Klein, kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) stehen heute vor vielen Veränderungen. Was sind aus Ihrer Sicht die größten finanziellen Herausforderungen, denen sich KMUs in den nächsten Jahren stellen müssen?
Thomas Klein: Eine der größten Herausforderungen ist sicherlich die steigende Komplexität. Märkte verändern sich schneller, und damit auch die finanzielle Planung. KMUs müssen z.B. auf wirtschaftliche Schwankungen, neue Regulierungen und den digitalen Wandel reagieren. Hinzu kommt der Fachkräftemangel – auch im Finanzbereich fehlt es oft an qualifiziertem Personal. Kurz gesagt: Die Zukunft wird dynamischer und unsicherer, und Unternehmen müssen finanziell flexibel und gut informiert sein, um mithalten zu können.
F For Finance: Wie kann eine “smarte Finanzverwaltung” dabei helfen? Was versteht man konkret darunter?
Thomas Klein: Unter smarter Finanzverwaltung verstehe ich den intelligenten Einsatz von modernen Tools, Daten und Prozessen, um die Finanzen effizient zu steuern. Das fängt bei digitaler Buchhaltung und Automatisierung repetitiver Aufgaben an und geht bis zur aktiven Nutzung von Kennzahlen für strategische Entscheidungen. Smarte Finanzverwaltung bedeutet auch, vorauszuplanen – etwa durch Liquiditätsprognosen oder Szenario-Analysen – und Risiken frühzeitig zu erkennen. Vereinfacht gesagt: weg von der reinen Buchhaltung im stillen Kämmerlein, hin zu einem proaktiven Finanzmanagement, das in Echtzeit Auskunft geben kann und strategisch mitdenkt.
F For Finance: Welche konkreten Maßnahmen oder Tools empfehlen Sie, damit sich KMUs für die Zukunft aufstellen?
Thomas Klein: Zunächst einmal sollten alle Basisprozesse digitalisiert sein – also Angebote, Rechnungen, Zahlungsverkehr, Buchführung. Cloud-Software ist hier ein Stichwort: Sie ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff und automatische Updates. Zudem rate ich zu automatisierten Auswertungen: Dashboards, die bspw. Umsatz, Kosten und Cashflow anzeigen, helfen enorm bei schnellen Entscheidungen. Ein weiterer Punkt ist die Planung: Unternehmen sollten mindestens ein jährliches Finanzbudget aufstellen und dieses laufend mit den Ist-Zahlen abgleichen. Moderne Planungstools oder sogar KI-gestützte Software können Trends aufzeigen, die man sonst übersieht. Und nicht zu vergessen: die Weiterbildung des Teams. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen sollten im Umgang mit den neuen Tools geschult sein und Verständnis für die wichtigsten Finanzkennzahlen haben.
F For Finance: Viele kleinere Mittelständler zögern wegen der Kosten oder dem Aufwand. Wie können KMUs mit begrenzten Ressourcen die smarte Finanzverwaltung umsetzen?
Thomas Klein: Wichtig ist, schrittweise vorzugehen. Man muss nicht alles auf einmal umkrempeln. Oft reicht es, mit einem Bereich zu starten – zum Beispiel der Buchhaltung – und dort ein geeignetes System einzuführen. Die Investition rechnet sich meist schnell durch die Zeitersparnis. Für kleinere Betriebe gibt es auch kostengünstige Lösungen oder sogar Förderprogramme für die Digitalisierung. Außerdem kann es helfen, externe Unterstützung zu holen: Eine Finanzberaterin oder ein interimistischer CFO auf Teilzeitbasis (den man sich stundenweise einkauft) kann das Unternehmen auf Kurs bringen, ohne dass man gleich eine Vollzeitstelle schaffen muss. Es gibt heute flexible Modelle, sodass auch KMUs vom Know-how erfahrener Finanzprofis profitieren können.
F For Finance: Können Sie ein Beispiel aus Ihrer Beratungspraxis nennen, wo ein KMU durch smarte Finanzverwaltung deutlich profitiert hat?
Thomas Klein: Gerne. Ein Kunde von uns, ein familiengeführter Produktionsbetrieb mit rund 50 Mitarbeitenden, hatte früher mit veralteter Software und Excel-Listen gearbeitet. Die Geschäftsführerin hat dann entschieden, in eine moderne Finanzsoftware zu investieren und uns zur Begleitung an Bord zu holen. Innerhalb eines halben Jahres haben wir das Rechnungswesen digitalisiert und ein Controlling eingeführt. Das Resultat: Der Monatsabschluss dauert jetzt nur noch wenige Tage statt wie früher zwei Wochen. Sie erkennen nun sofort, wenn z.B. Materialkosten aus dem Ruder laufen, und können frühzeitig reagieren. Außerdem hat sich die Liquidität verbessert, weil offene Rechnungen nicht mehr liegenbleiben – das System erinnert automatisch an fällige Zahlungen. Insgesamt fühlt sich das Unternehmen heute wesentlich besser für die Zukunft gerüstet. Genau das ist das Ziel von smarter Finanzverwaltung: den Betrieb so aufzustellen, dass er auch in turbulenten Zeiten bestehen kann.
F For Finance: Abschließend, was raten Sie Unternehmern, die mit der Finanzoptimierung starten wollen?
Thomas Klein: Ich empfehle, das Thema offensiv anzugehen. Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Wo stehen Sie, wo drückt der Schuh am meisten? Dann priorisieren Sie – vielleicht ist es die Liquiditätsplanung, die zuerst verbessert werden muss, oder die Buchhaltung, die digitalisiert werden sollte. Holen Sie Ihr Team ins Boot und definieren Sie klare Ziele. Und ganz wichtig: Bleiben Sie am Ball. Finanzverwaltung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Wer hier kontinuierlich investiert – sei es Zeit, Geld oder Weiterbildung – wird belohnt mit einem Unternehmen, das finanziell gesund und zukunftsfähig ist.
Wie sich KMUs mit smarter Finanzverwaltung auf die Zukunft vorbereiten
Im Gespräch mit Thomas Klein, Finanzexperte und CFO-Berater bei F For Finance.
F For Finance: Herr Klein, kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) stehen heute vor vielen Veränderungen. Was sind aus Ihrer Sicht die größten finanziellen Herausforderungen, denen sich KMUs in den nächsten Jahren stellen müssen?
Thomas Klein: Eine der größten Herausforderungen ist sicherlich die steigende Komplexität. Märkte verändern sich schneller, und damit auch die finanzielle Planung. KMUs müssen z.B. auf wirtschaftliche Schwankungen, neue Regulierungen und den digitalen Wandel reagieren. Hinzu kommt der Fachkräftemangel – auch im Finanzbereich fehlt es oft an qualifiziertem Personal. Kurz gesagt: Die Zukunft wird dynamischer und unsicherer, und Unternehmen müssen finanziell flexibel und gut informiert sein, um mithalten zu können.
F For Finance: Wie kann eine “smarte Finanzverwaltung” dabei helfen? Was versteht man konkret darunter?
Thomas Klein: Unter smarter Finanzverwaltung verstehe ich den intelligenten Einsatz von modernen Tools, Daten und Prozessen, um die Finanzen effizient zu steuern. Das fängt bei digitaler Buchhaltung und Automatisierung repetitiver Aufgaben an und geht bis zur aktiven Nutzung von Kennzahlen für strategische Entscheidungen. Smarte Finanzverwaltung bedeutet auch, vorauszuplanen – etwa durch Liquiditätsprognosen oder Szenario-Analysen – und Risiken frühzeitig zu erkennen. Vereinfacht gesagt: weg von der reinen Buchhaltung im stillen Kämmerlein, hin zu einem proaktiven Finanzmanagement, das in Echtzeit Auskunft geben kann und strategisch mitdenkt.
F For Finance: Welche konkreten Maßnahmen oder Tools empfehlen Sie, damit sich KMUs für die Zukunft aufstellen?
Thomas Klein: Zunächst einmal sollten alle Basisprozesse digitalisiert sein – also Angebote, Rechnungen, Zahlungsverkehr, Buchführung. Cloud-Software ist hier ein Stichwort: Sie ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff und automatische Updates. Zudem rate ich zu automatisierten Auswertungen: Dashboards, die bspw. Umsatz, Kosten und Cashflow anzeigen, helfen enorm bei schnellen Entscheidungen. Ein weiterer Punkt ist die Planung: Unternehmen sollten mindestens ein jährliches Finanzbudget aufstellen und dieses laufend mit den Ist-Zahlen abgleichen. Moderne Planungstools oder sogar KI-gestützte Software können Trends aufzeigen, die man sonst übersieht. Und nicht zu vergessen: die Weiterbildung des Teams. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen sollten im Umgang mit den neuen Tools geschult sein und Verständnis für die wichtigsten Finanzkennzahlen haben.
F For Finance: Viele kleinere Mittelständler zögern wegen der Kosten oder dem Aufwand. Wie können KMUs mit begrenzten Ressourcen die smarte Finanzverwaltung umsetzen?
Thomas Klein: Wichtig ist, schrittweise vorzugehen. Man muss nicht alles auf einmal umkrempeln. Oft reicht es, mit einem Bereich zu starten – zum Beispiel der Buchhaltung – und dort ein geeignetes System einzuführen. Die Investition rechnet sich meist schnell durch die Zeitersparnis. Für kleinere Betriebe gibt es auch kostengünstige Lösungen oder sogar Förderprogramme für die Digitalisierung. Außerdem kann es helfen, externe Unterstützung zu holen: Eine Finanzberaterin oder ein interimistischer CFO auf Teilzeitbasis (den man sich stundenweise einkauft) kann das Unternehmen auf Kurs bringen, ohne dass man gleich eine Vollzeitstelle schaffen muss. Es gibt heute flexible Modelle, sodass auch KMUs vom Know-how erfahrener Finanzprofis profitieren können.
F For Finance: Können Sie ein Beispiel aus Ihrer Beratungspraxis nennen, wo ein KMU durch smarte Finanzverwaltung deutlich profitiert hat?
Thomas Klein: Gerne. Ein Kunde von uns, ein familiengeführter Produktionsbetrieb mit rund 50 Mitarbeitenden, hatte früher mit veralteter Software und Excel-Listen gearbeitet. Die Geschäftsführerin hat dann entschieden, in eine moderne Finanzsoftware zu investieren und uns zur Begleitung an Bord zu holen. Innerhalb eines halben Jahres haben wir das Rechnungswesen digitalisiert und ein Controlling eingeführt. Das Resultat: Der Monatsabschluss dauert jetzt nur noch wenige Tage statt wie früher zwei Wochen. Sie erkennen nun sofort, wenn z.B. Materialkosten aus dem Ruder laufen, und können frühzeitig reagieren. Außerdem hat sich die Liquidität verbessert, weil offene Rechnungen nicht mehr liegenbleiben – das System erinnert automatisch an fällige Zahlungen. Insgesamt fühlt sich das Unternehmen heute wesentlich besser für die Zukunft gerüstet. Genau das ist das Ziel von smarter Finanzverwaltung: den Betrieb so aufzustellen, dass er auch in turbulenten Zeiten bestehen kann.
F For Finance: Abschließend, was raten Sie Unternehmern, die mit der Finanzoptimierung starten wollen?
Thomas Klein: Ich empfehle, das Thema offensiv anzugehen. Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Wo stehen Sie, wo drückt der Schuh am meisten? Dann priorisieren Sie – vielleicht ist es die Liquiditätsplanung, die zuerst verbessert werden muss, oder die Buchhaltung, die digitalisiert werden sollte. Holen Sie Ihr Team ins Boot und definieren Sie klare Ziele. Und ganz wichtig: Bleiben Sie am Ball. Finanzverwaltung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Wer hier kontinuierlich investiert – sei es Zeit, Geld oder Weiterbildung – wird belohnt mit einem Unternehmen, das finanziell gesund und zukunftsfähig ist.
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